KB15104: Einpflegen und Verwalten eines Teams

Inhaltsverzeichnis

In diesem Artikel wird das Einpflegen und Verwalten eigener Teammitglieder für ein Event beschrieben.

Um Ihr Team zu verwalten oder neue Teammitglieder anzulegen, wechseln Sie über die Sidebar in den Bereich Accreditation > My Team.

Hier finden Sie die folgenden Optionen:

Typische Eingabefelder für Teammitglieder

Nachfolgend finden Sie eine Erklärung häufig geforderter Eingabefelder. Die notwendigen Angaben für Teammitglieder werden jedoch eventspezifisch definiert und können daher abweichen.

Firstname	Vorname des Teammitglieds.
Lastname	Nachname des Teammitglieds.
Birthname	Geburtsname des Teammitglieds.
Gender	Geschlecht des Teammitglieds. Wählen Sie ausschließlich Werte aus dem Dropdown-Menü.
E-Mail	E-Mailadresse des Teammitglieds. Die personalisierten Zutrittsvoucher für die Veranstaltung werden an diese Adresse versandt.
Mobile	Telefonnummer des Teammitglieds.
Date of Birth	Geburtsdatum des Teammitglieds im Format DD.MM.YYYY.
Place of Birth	Geburtsort des Teammitglieds.
Nationality	Nationalität des Teammitglieds. Wählen Sie den passenden Ländereintrag aus dem Dropdown-Menü aus.
Address	Straßenname und Hausnummer der Anschrift des Teammitglieds.
ZIP	Postleitzahl der Anschrift des Teammitglieds.
City	Stadt/Ort der Anschrift des Teammitglieds.
State/Bundesland	Bundesland der Anschrift des Teammitglieds.
Function on Site	Funktion des Teammitglieds auf dem Event. Beschreiben Sie hier möglichst eindeutig die Funktion bzw. Tätigkeit der Person auf dem Event. Diese Information wird gegebenenfalls für die Zuweisung von Berechtigungen und Zutrittsbereichen verwendet.
Security Only	Soll das Teammitglied als Security auf dem Event eingesetzt werden, wählen Sie hier optional den spezifischen Security-Typ (Sicherheitskraft / Veranstaltungsordner).
Active	Aktivieren Sie diese Checkbox , um das Teammitglied für den aktiven Einsatz bei der Veranstaltung freizuschalten. Nach gegebenenfalls erfolgter Prüfung kann die Person akkreditiert und eingesetzt werden. Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn ein Teammitglied nicht planmäßig bei der Veranstaltung eingesetzt wird. So können beispielsweise kurzfristig erkrankte Personen vom Einsatz abgemeldet oder Reservepersonal für einen möglichen Einsatz vorbereitet werden. Bitte beachten Sie: Teammitglieder im Status Inaktiv können nicht akkreditiert und nicht bei der Veranstaltung eingesetzt werden.
This is the supervisor & point of contact. Show in Phonebook for other suppliers.	Soll das Teammitglied als Supervisor und Ansprechperson angelegt werden, setzen Sie hier den Haken. Die Kontaktdaten werden im allgemeinen Adressbuch für andere Teilnehmende des Events sichtbar.
Drop your profile picture here	Hinterlegen Sie hier per Drag-and-drop ein aussagekräftiges Profilfoto des Teammitglieds. Dieses wird gegebenenfalls für Zutrittskontrollen auf dem Event verwendet. Alternativ können Sie mit einem Klick auf das Feld den Dateiexplorer öffnen und ein geeignetes Bild auswählen.

Einzelnes Teammitglied anlegen

Lesen Sie hier, wie Sie ein Teammitglied manuell anlegen. Diese Option eignet sich für das Anlegen einzelner Teammitglieder. Möchten Sie eine große Menge Mitglieder hinzufügen, nutzen Sie die OptionTeammitglieder aus Importtemplate anlegen.

Um ein Teammitglied manuell anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Add locally in der Toolbar. Es öffnet sich die Eingabemaske:

Geben Sie hier zunächst die persönlichen Daten des neuen Teammitglieds ein. Pflichtfelder sind mit einem Stern * gekennzeichnet und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.

Eine Beschreibung häufig geforderter Eingabefelder finden Sie im AbschnittTypische Eingabefelder für Teammitglieder. Die notwendigen Angaben für Teammitglieder werden jedoch eventspezifisch definiert und können daher abweichen.

Achtung:
Verwenden Sie die Angaben eines gültigen Ausweisdokuments des Teammitglieds. Achten Sie hierbei unbedingt auf die Richtigkeit und korrekte Schreibweise der Angaben. Diese werden später gegebenenfalls für eine polizeiliche Überprüfung Ihrer Teammitglieder verwendet. Bei Falschangaben kann der Zugang zum Event verzögert oder verhindert werden.

Speichern Sie die Angaben durch einen Klick auf die Schaltfläche Save. Ein neues Teammitglied wird im System angelegt. Sie gelangen automatisch auf die Übersichtsseite des Mitglieds.

Möchten Sie hier Änderungen der Angaben vornehmen, öffnen Sie die Eingabemaske über die Schaltfläche Edit.

Dokument hinterlegen

Im Reiter Documents haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, notwendige oder hilfreiche Dokumente für das Teammitglied zu hinterlegen.

Möchten Sie ein Dokument hinterlegen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Document. Es öffnet sich folgendes Upload-Fenster.

Mit Klick auf die Schaltfläche Durchsuchen öffnet sich Ihr lokales Dateiverzeichnis. Wählen Sie hier die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um diese hochzuladen.
Nach erfolgreichem Upload erscheint der Dateieintrag in der Listenansicht.

Haben Sie alle Angaben korrekt ausgefüllt und gewünschte Dokumente hinterlegt, nutzen Sie die Schaltfläche , um zurück zur Teamübersicht zu gelangen. Hier finden Sie das erstellte Teammitglied als neuen Listeneintrag.

Hinweis:
Bei den meisten Events müssen für jedes Teammitglied nun noch die notwendigen Zutrittsbereiche angefordert werden.
Ein roter Hinweis am Reiter Request Areas zeigt Ihnen die Anzahl noch fehlender Anforderungen.

Zutrittsbereiche anfordern

Um Zutrittsbereiche für das Teammitglied anzufordern, wechseln Sie in den Reiter Request Areas.

Hier finden Sie eine Übersicht aller Teammitglieder und der bereits angeforderten oder verfügbaren Zutrittsbereiche als Checkboxen. Fahren Sie gegebenenfalls mit der Maus über die Spaltenüberschrift, um die vollständige Bereichsbezeichnung anzuzeigen.

Hinweis:
Die Zutrittsbereiche werden eventspezifisch definiert und können daher abweichen.
Checkboxen mit einer roten Umrandung markieren kritische Zutrittsbereiche mit beispielsweise erhöhten Sicherheitsbedingungen.

Aktivieren Sie für das erstellte Teammitglied die Checkboxen der notwendigen Zutrittsbereiche.

Wichtig:
Bitte beachten Sie, dass Sie Zutrittsbereiche für Ihre Teammitglieder lediglich anfordern können. Welche Zutrittsbereiche letztlich zugewiesen werden, entscheidet der Veranstaltungsleitung.

Haben Sie alle notwendigen Bereiche definiert, speichern Sie die Angaben mit einem Klick auf Save. Ihre angeforderten Zutrittsbereiche werden anschließend von der Veranstaltungsleitung geprüft und entsprechend freigegeben oder angepasst. Bitte beachten Sie, dass Sie über die endgültige Zuweisung nicht gesondert informiert werden.

Teammitglieder mit Importtemplate anlegen

Diese Option eignet sich, um eine große Anzahl Teammitglieder über eine standardisierte Vorlage anzulegen. Möchten Sie nur einzelne Mitglieder hinzufügen, steht Ihnen auch die Option zum manuellen Anlegen von Teammitgliedern zur Verfügung.

Für den einfachen und fehlerfreien Import von bis zu 300 Teammitgliedern steht eine standardisierte Excel-Vorlage zur Verfügung. Laden Sie diese zunächst mit einem Klick auf die Schaltfläche Download Template herunter. Öffnen Sie anschließend die Vorlage in Microsoft Excel.

Achtung:
Bitte beachten Sie, dass ein Import neuer Teammitglieder ausschließlich über diese Vorlage möglich ist. Die Vorlage darf unter keinen Umständen verändert oder angepasst werden. Bitte laden und verwenden Sie für jedes Event die aktuellste Version der Vorlage.

Bitte nutzen Sie eine aktuelle Version von Microsoft Excel und achten Sie darauf, die Formatierungen der Zellen beim Bearbeiten der Tabelle beizubehalten. Dies gilt besonders für das Hineinkopieren von Daten aus anderen Dokumenten. Nutzen Sie dafür bitte ausschließlich die Funktion „Werte einfügen“ im Reiter Start > Einfügen.

Geben Sie hier die persönlichen Daten der neuen Teammitglieder ein. Pflichtfelder sind mit Sternen * gekennzeichnet und müssen vor dem Import ausgefüllt werden. Eine Erklärung unterschiedlicher Pflichtfelder entnehmen Sie gegebenenfalls der Vorlage.

Achtung:
Verwenden Sie die Angaben eines gültigen Ausweisdokuments der Teammitglieder. Achten Sie hierbei unbedingt auf die Richtigkeit und korrekte Schreibweise der Angaben. Diese werden später gegebenenfalls für eine polizeiliche Überprüfung Ihrer Teammitglieder verwendet. Bei Falschangaben kann der Zugang zum Event verzögert oder verhindert werden.

Eine Beschreibung häufig geforderter Eingabefelder finden Sie im Abschnitt Typische Eingabefelder für Teammitglieder. Die notwendigen Angaben für Teammitglieder werden jedoch eventspezifisch definiert und können daher abweichen.

Haben Sie die Vorlage für alle Teammitglieder korrekt und vollständig ausgefüllt, wechseln Sie zurück in producely®. Klicken Sie im Bereich My Team nun auf die Schaltfläche Import Template. Es öffnet sich ein Fenster für das Importieren einer Vorlage.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um das lokale Dateiverzeichnis zu öffnen. Wählen Sie hier die ausgefüllte Vorlagendatei aus und öffnen Sie diese. Der ausgewählte Dateieintrag wird übernommen.

Zum Importieren der Vorlage klicken Sie dann auf die Schaltfläche Upload. Die neuen Teammitglieder werden im System angelegt. Sie gelangen automatisch in die Teamübersicht. Hier finden Sie die erstellten Teammitglieder als neue Listeneinträge.

Bitte überprüfen Sie hier die Richtigkeit der importierten Daten.

Angaben ändern und Dokumente hinterlegen

Möchten Sie Angaben eines Teammitglieds ändern oder Dokumente hinterlegen, klicken Sie auf den Vornamen (Firstname) oder die Schaltfläche im Listeneintrag des entsprechenden Teammitglieds.

Es öffnet sich die Übersichtseite mit den persönlichen Daten des Teammitglieds.

Verwenden Sie die Schaltfläche Edit, um die Eingabemaske zu aktivieren. Nun haben Sie die Möglichkeit, die gewünschten Änderungen vorzunehmen. Zusätzlich können Sie die Person als Supervisor und Kontaktperson anlegen oder ein Foto hinterlegen. Nutzen Sie hierfür die folgenden Funktionen:

This is the supervisor & point of contact. Show in Phonebook for other suppliers.	Soll das Teammitglied als Supervisor und Ansprechperson angelegt werden, setzen Sie hier den Haken. Die Kontaktdaten werden im allgemeinen Adressbuch für andere Teilnehmende des Events sichtbar.
Drop your profile picture here	Hinterlegen Sie hier per Drag-and-Drop ein aussagekräftiges Profilfoto des Teammitglieds. Dieses wird gegebenenfalls für Zutrittskontrollen auf dem Event verwendet. Alternativ können Sie mit einem Klick auf das Feld den Dateiexplorer öffnen und ein geeignetes Bild auswählen.

Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, speichern Sie die Angaben mit einem Klick auf die Schaltfläche Save.

Dokumente hinterlegen

Im Reiter Documents haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, notwendige oder hilfreiche Dokumente für das Teammitglied zu hinterlegen.

Möchten Sie ein Dokument hinterlegen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Document. Es öffnet sich folgendes Upload-Fenster.

Nutzen Sie anschließend entweder die Schaltfläche auf der linken Seite, um zurück zur Teamübersicht zu gelangen oder wechseln Sie über die Pfeilschaltflächen auf der rechten Seite auf die Übersichtsseite des nächsten oder vorherigen Teammitglieds.

Hinweis:
Bei den meisten Events müssen für jedes Teammitglied anschließend noch die notwendigen Zutrittsbereiche angefordert werden.
Ein roter Hinweis am Reiter Request Areas in der Teamübersicht zeigt Ihnen die Anzahl noch fehlender Anforderungen.

Zutrittsbereiche anfordern

Um Zutrittsbereiche für die neuen Teammitglieder anzufordern, wechseln Sie in den Reiter Request Areas.

Aktivieren Sie für die erstellten Teammitglieder die Checkboxen der notwendigen Zutrittsbereiche.

Möchten Sie für mehrere Teammitglieder die gleichen Zutrittsbereiche anfordern, klicken Sie auf die entsprechende Checkbox, halten Sie die Maustaste anschließend gedrückt und ziehen Sie über alle gewünschten Einträge, um diese zu aktivieren.

Teammitglieder bearbeiten

Lesen Sie hier, wie Sie die persönlichen Angaben eines Teammitglieds ändern.

Möchten Sie Angaben eines Teammitglieds ändern, klicken Sie auf den Vornamen (Firstname) oder die Schaltfläche am Zeilenende des entsprechenden Teammitglieds.

Wichtig:
Findet auf dem Event eine polizeiliche Überprüfung der Mitarbeitenden statt, wird diese nach einer Änderung der Daten erneut ausgeführt. Dadurch kann der Zugang zum Event unter Umständen verzögert werden. Achten Sie bei den Änderungen zudem unbedingt auf die Richtigkeit der Angaben.

Es öffnet sich die Übersichtseite mit den persönlichen Daten des Teammitglieds.

Verwenden Sie die Schaltfläche Edit, um die Eingabemaske zu aktivieren. Nun haben Sie die Möglichkeit, die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

Eine Beschreibung der verschiedenen Eingabefelder finden Sie im Abschnitt Typische Eingabefelder für Teammitglieder.

Hinweis:
Wurde ein Teammitglied auf dem Event bereits akkreditiert, sind keine Änderungen mehr möglich. In diesem Fall finden Sie statt der Schaltfläche einen entsprechenden, gelben Hinweis am unteren Ende der Übersichtsseite.

Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, speichern Sie die Angaben mit einem Klick auf die Schaltfläche Save.

Zutrittsbereiche anfordern

Um Zutrittsbereiche für Teammitglieder anzufordern, wechseln Sie in den Reiter Request Areas.

Aktivieren Sie für die erstellten Teammitglieder die Checkboxen der notwendigen Zutrittsbereiche.

Dokumente für Teammitglieder hinterlegen

Für jedes Teammitglied haben Sie die Möglichkeit, notwendige oder hilfreiche Dokumente direkt in producely® zu hinterlegen.

Klicken Sie hierfür zunächst auf den Vornamen (Firstname) oder die Schaltfläche am Zeilenende des entsprechenden Teammitglieds.

Es öffnet sich die Übersichtseite mit den persönlichen Daten des Teammitglieds.

Wechseln Sie hier in den Reiter Documents.

Möchten Sie ein Dokument hinterlegen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Document. Es öffnet sich folgendes Upload-Fenster.

Nutzen Sie anschließend entweder die Schaltfläche auf der linken Seite, um zurück zur Teamübersicht zu gelangen oder wechseln Sie über die Pfeilschaltflächen auf der rechten Seite auf die Dokumentenuploadseite des nächsten oder vorherigen Teammitglieds.

Akkreditierungsstatus von Teammitgliedern einsehen

Den aktuellen Akkreditierungsstatus Ihrer Teammitglieder können Sie in der Listenansicht (Reiter Overview) in der Spalte Status einsehen.

Status der Akkreditierung

Wurde ein Teammitglied für das Event bereits akkreditiert, wird dies durch ein Ticketsymbol gekennzeichnet. In diesem Fall können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.

Status der polizeilichen Überprüfung

Mit einem Ampelsymbol wird der aktuelle Status der polizeilichen Überprüfung des Teammitglieds angezeigt. Fahren Sie mit der Maus über das Ampelsymbol, um gegebenenfalls die Beschreibung des Status anzuzeigen.

Folgende Statuswerte sind möglich:

	Registration approved	Die polizeiliche Überprüfung des Teammitglieds ist abgeschlossen und genehmigt. Das Teammitglied wurde für das Event freigegebenen und kann ab sofort akkreditiert werden. Hinweis: Findet auf dem Event keine polizeiliche Überprüfung statt, erhalten Teammitglieder sofort diesen Status.
	Registration pending	Die polizeiliche Überprüfung des Teammitglieds ist noch nicht abgeschlossen. Eine Akkreditierung ist zu diesem Zeitpunkt nicht möglich.
	Registration denied	Die polizeiliche Überprüfung des Teammitglieds ist abgeschlossen und wurde abgelehnt. Das Teammitglied erhält keinen Zutritt zum Event, eine Akkreditierung ist nicht möglich.

Teammitglieder aktiv/inaktiv setzen

Um bei der Veranstaltung als Mitarbeitende eingesetzt werden zu können, müssen Teammitglieder als aktiv gekennzeichnet sein. Teammitglieder, die etwa aufgrund von kurzfristiger Erkrankung oder als Reservepersonal nicht planmäßig bei der Veranstaltung eingesetzt werden, können mit dem Status inaktiv unkompliziert abgemeldet bzw. für einen möglichen Einsatz vorbereitet werden.

Der aktuellen Status der Teammitglieder kann in der Listenansicht (Reiter Overview) in der Spalte Active eingesehen werden.

	Das Teammitglied ist für den aktiven Einsatz bei der Veranstaltung freigeschaltet. Nach gegebenenfalls erfolgter Prüfung kann die Person akkreditiert und eingesetzt werden.
	Das Teammitglied ist inaktiv. In diesem Status können die persönlichen Daten bearbeitet, Zulassungsbereiche angefordert, Berechtigungsnachweise zugewiesen und die polizeiliche Prüfung durchgeführt werden. Teammitglieder im Status inaktiv können jedoch nicht akkreditiert und somit nicht bei der Veranstaltung eingesetzt werden.

Teammitglieder aktiv setzen

Um ein oder mehrere inaktive Teammitglieder für den aktiven Einsatz freizuschalten, markieren Sie den bzw. die gewünschten Listeneinträge und klicken Sie auf die Schaltfläche Status: Active in der Toolbar.

Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage.

Möchten Sie die ausgewählten Teammitglieder aktivieren, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche Save.

Die Teammitglieder sind anschließend für den aktiven Einsatz bei der Veranstaltung freigeschaltet und können akkreditiert werden.

Teammitglieder inaktiv setzen

Können oder sollen ein oder mehrere Teammitglieder nicht wie geplant bei der Veranstaltung eingesetzt werden, setzen Sie die betroffenen Personen in den Staus inaktiv. Markieren Sie hierzu den bzw. die gewünschten Listeneinträge und klicken Sie auf die Schaltfläche Status: Inactive in der Toolbar.

Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage.

Möchten Sie die ausgewählten Teammitglieder deaktivieren, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche Save.

Die Teammitglieder sind anschließend inaktiv. In diesem Status können Teammitglieder nicht akkreditiert und nicht bei der Veranstaltung eingesetzt werden. Allerdings können die persönlichen Daten weiterhin bearbeitet, Zutrittsbereiche angefordert, Berechtigungsnachweise zugewiesen oder eine polizeiliche Überprüfung durchgeführt werden.

Teammitglieder einem anderen Team zuweisen

Hinweis:
Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie für die Verwaltung mehrere Teams zuständig sind. Teammitglieder können Sie dann entsprechend nur einem der anderen zugeordneten Teams zuweisen.

Möchten Sie ein oder mehrere Teammitglieder einem anderen Team zuweisen, markieren Sie den bzw. die gewünschten Listeneinträge und klicken Sie auf die Schaltfläche Change Team in der Toolbar.

Es öffnet sich folgende Zuweisungsmaske.

Wählen Sie über das Dropdown-Menü das Team aus, dem die ausgewählten Mitglieder zugewiesen werden sollen.

Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Save.

Hinweis:
Teammitglieder können nur Teams mit gleichen Grundeinstellungen zugewiesen werden. Anderenfalls erscheint eine Warnmeldung und die Zuweisung wird nicht durchgeführt.

Konnten die Teammitglieder dem ausgewählten Team erfolgreich zugeordnet werden, werden diese aus der Listenansicht des aktuellen Teams entfernt. Für eine Bearbeitung der Teammitglieder müssen Sie zukünftig in das entsprechende Team wechseln. Eine Anleitung für das Wechseln zwischen verschiedenen Teams finden Sie hier.

Teammitglieder löschen

Achtung:
Das Löschen von Teammitgliedern, die nicht wie geplant an der Veranstaltung teilnehmen können oder sollen, wird nicht empfohlen. Nutzen Sie stattdessen die Funktion Teammitglieder inaktiv setzen.
Bitte beachten Sie, dass ein Löschen der Mitglieder nicht rückgängig gemacht werden kann. Sollen gelöschte Mitglieder anschließend dennoch Zutritt zum Event erhalten, müssen diese neu angelegt und gegebenenfalls überprüft werden. Bereits akkreditierte Teammitglieder können nicht gelöscht werden.

Um ein einzelnes Teammitglied zu löschen, nutzen Sie die Schaltfläche am Ende des Listeneintrags oder markieren Sie das Teammitglied und klicken Sie auf die Schaltfläche Delete in der Toolbar.

Hinweis:
Für Teammitglieder, die bereits akkreditiert wurden, steht die Schaltfläche hinter dem Eintrag nicht mehr zur Verfügung.

Möchten Sie mehrere Teammitglieder gleichzeitig löschen, markieren Sie alle gewünschten Listeneinträge und klicken Sie auf die Schaltfläche Delete in der Toolbar.

Tipp:
Untereinanderstehende Listeneinträge können Sie ganz einfach per Drag and Check markieren. Klicken Sie hierfür auf die Checkbox des ersten Listeneintrags, halten Sie die Maustaste anschließend gedrückt und ziehen Sie über die Checkboxen aller auszuwählenden Einträge.

In allen Fällen öffnet sich nach dem Klicken der Schaltflächen eine Sicherheitsabfrage.

Achtung:
Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Möchten Sie die ausgewählten Teammitglieder wirklich löschen, bestätigen Sie diese mit einem Klick auf Delete.

Die Teammitglieder werden aus dem System und der Listenansicht entfernt und stehen anschließend nicht weiter zur Verfügung.

Updated on 23. Mai 2024

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Typische Eingabefelder für Teammitglieder

Einzelnes Teammitglied anlegen

Zutrittsbereiche anfordern

Teammitglieder mit Importtemplate anlegen

Angaben ändern und Dokumente hinterlegen

Zutrittsbereiche anfordern

Teammitglieder bearbeiten

Zutrittsbereiche anfordern

Dokumente für Teammitglieder hinterlegen

Akkreditierungsstatus von Teammitgliedern einsehen

Status der Akkreditierung

Status der polizeilichen Überprüfung

Teammitglieder aktiv/inaktiv setzen

Teammitglieder aktiv setzen

Teammitglieder inaktiv setzen

Teammitglieder einem anderen Team zuweisen

Teammitglieder löschen

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