KB66107 – Event Settings – Teams

Bei einem Event arbeiten die Mitarbeitenden der teilnehmenden Firmen und Gewerke in der Regel in verschiedenen Teams. In producely® werden die teilnehmenden Firmen und Gewerke als sogenannte Company angelegt. Für jede Company wird automatisch ein Default Team erstellt. Möchten Sie die Teammitglieder einer Company in mehrere Arbeitsgruppen unterteilen, empfiehlt es sich weitere Teams anzulegen. Anschließend können jedem Team verantwortliche Benutzer:innen zugewiesen werden. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie die Teams sowie deren zugewiesenen Benutzer:innen und Bestellungen verwalten.
Darüber hinaus kann für Benutzer:innen eine private Gästeliste freigeschaltet werden. Mit einer privaten Gästeliste erhält der bzw. die Benutzer:in die Möglichkeit, eigene Besucher:innen zum Event einzuladen. Die Gästeliste funktioniert formal wie ein Team, bezieht sich jedoch statt auf eine Company auf einen zugehörigen User Account. Lesen Sie in diesem Artikel auch, wie Sie die private Gästeliste von Benutzer:innen verwalten.

Um Teams und Gästelisten Ihres Events zu verwalten, wechseln Sie über die Sidebar zunächst in den Bereich Event Settings.

Öffnen Sie anschließend im Abschnitt General den Bereich Teams.

In der Listenansicht finden Sie eine Übersicht aller angelegten Teams und privaten Gästelisten des Events. Neben dem Filtern und Durchsuchen der Listenansicht, stehen hier keine zusätzlichen Funktionen zur Verfügung.

Hinweis:
Das Anlegen und Löschen von Teams ist nur über den Bereich Event Settings > Companies möglich. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Artikel KB66102 – Event Settings – Companies .
Das Anlegen und Löschen von privaten Gästelisten ist nur über den Bereich Event Settings > Users möglich. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Artikel KB66109 – Event Settings – Users .

Für die Verwaltung eines Teams oder einer Gästeliste öffnen Sie zunächst den gewünschten Eintrag durch einen Klick auf den Team- bzw. Gästelistennamen in der Spalte Team oder die Schaltfläche am rechten Rand des Listeneintrags.

Es öffnet sich die Übersichtsseite General Information des Teams oder der Gästeliste

Für die Verwaltung von Teams und Gästelisten stehen Ihnen anschließend unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Details finden Sie jeweils im Abschnitt Team verwalten bzw. Gästeliste verwalten.

Team verwalten

Folgende Optionen stehen Ihnen für die Verwaltung eines Teams zur Verfügung:

Teaminformationen bearbeiten

Verwenden Sie die Schaltfläche Edit, um die Eingabemaske auf der Übersichtsseite General Information zu aktivieren. Nun haben Sie die Möglichkeit, die gewünschten Änderungen vorzunehmen.
Folgende Eingabefelder stehen zur Verfügung:

`Team Name`	Name des Teams
`Team Alias`	Hier kann gegebenenfalls ein Team Alias angegeben werden, der beispielsweise anstatt des Firmennamens auf Pässe gedruckt werden kann.
`Inputfield-Form`	Hier wird das Formular für die erforderlichen Personendaten im Bereich Accreditation > My Team ausgewählt. Die hier verfügbaren Formatvorlagen können eventspezifisch definiert werden. Wenden Sie sich gegebenenfalls an den Support.
`Export to Police`	Ist diese Checkbox aktiviert, können die Personendaten der Mitarbeitenden dieses Teams für eine polizeiliche Überprüfung exportiert werden. Ist die Checkbox deaktiviert, werden die Daten der Mitarbeitenden nicht exportiert und es findet keine polizeiliche Überprüfung statt.
`Exclude from Deadline: Staff-Management`	Ist diese Checkbox aktiviert, ist das Team von einer möglichen Deadline für die Personalverwaltung ausgenommen. Mitarbeitende können also unabhängig von einer möglichen Deadline weiter bearbeitet oder angelegt werden. Ist die Checkbox deaktiviert, können Mitarbeitende nach Ablauf der Deadline nicht mehr bearbeitet oder angelegt werden.
`Exclude from Deadline: Ordering`	Ist diese Checkbox aktiviert, ist das Team von einer möglichen Deadline für Bestellungen ausgenommen. Bestellungen können also unabhängig von einer möglichen Deadline weiter vorgenommen werden. Ist die Checkbox deaktiviert, können nach Ablauf der Deadline keine weiteren Bestellungen aufgegeben oder bearbeitet werden.
`Exclude from Deadline: Request Areas`	Ist diese Checkbox aktiviert, ist das Team von einer möglichen Deadline für das Anfordern von Zutrittsbereichen für die Teammitglieder ausgenommen. Zutrittsbereiche können also unabhängig von einer möglichen Deadline weiter angefordert werden. Ist die Checkbox deaktiviert, können nach Ablauf der Deadline keine weiteren Zutrittsbereiche für Teammitglieder angefordert werden.
`Person Limit`	Hier kann eine Personenbegrenzung für das Team definiert werden. Geben Sie hierfür die maximale Anzahl in das Eingabefeld ein. Anschließend ist das Anlegen von neuen Mitarbeitenden im Bereich Accreditation > My Team auf die definierte Anzahl begrenzt.

Haben Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen, speichern Sie die Angaben mit einem Klick auf die Schaltfläche Save.

Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf Cancel.

Zulässige Benutzer:innen verwalten

Jedem Team sind verantwortliche Benutzer:innen (User Accounts) zugewiesen, die für die Steuerung und Verwaltung des Teams in producely® zuständig sind.

Für die Verwaltung der zulässigen Benutzer:innen wechseln Sie in den Reiter Permitted Users.

Sind einem Team bereits Benutzer:innen zugewiesen, finden Sie diese in der Listenansicht.

Neue Benutzer:innen zuweisen

Möchten Sie dem Team neue Benutzer:innen zuweisen, klicken Sie auf die Schaltfläche Add in der Toolbar. Es öffnet sich folgende Auswahlmaske:

Im Dropdown-Menü finden Sie alle hinterlegten Benutzer:innen des Events. Wählen Sie hier einen oder mehrere Personeneinträge aus.

Speichern Sie die Angaben durch einen Klick auf die Schaltfläche Save. Die ausgewählten Personen werden dem Team hinzugefügt. Sie gelangen zurück in die aktualisierte Listenansicht der zulässigen Benutzer:innen.

Zuweisung von Benutzer:innen löschen

Möchten Sie eine einzelne Zuweisung löschen, nutzen Sie die Schaltfläche am Ende des entsprechenden Personeneintrags oder markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Delete in der Toolbar.

Möchten Sie mehrere Zuweisungen gleichzeitig löschen, markieren Sie alle gewünschten Listeneinträge und klicken Sie auf die Schaltfläche Delete in der Toolbar.

Tipp:
Untereinanderstehende Listeneinträge können Sie ganz einfach per Drag and Check markieren. Klicken Sie hierfür auf die Checkbox des ersten Listeneintrags, halten Sie die Maustaste anschließend gedrückt und ziehen Sie über die Checkboxen aller auszuwählenden Einträge.

In allen Fällen öffnet sich nach dem Klicken der Schaltflächen eine Sicherheitsabfrage.

Möchten Sie die ausgewählten Zuweisungen wirklich löschen, bestätigen Sie diese mit einem Klick auf Delete.

Die Einträge werden aus der Listenansicht entfernt und stehen anschließend nicht weiter zur Verfügung.

Bestellungen konfigurieren

Für jedes Team kann außerdem konfiguriert werden, welche Bestellungen über den Shop zulässig sind und berechnet werden sollen. Wechseln Sie hierfür in den Reiter Ordering.

Die Konfiguration der Bestellungen kann entweder manuell hinterlegt oder über Tags gesteuert werden. Je nachdem, welche Option ausgewählt ist, unterscheidet sich die Ansicht wie nachfolgend beschrieben.

Bestellungen über Tags steuern

Wenn die Bestellungen des Teams über Tags gesteuert werden sollen, muss der Optionsschalter Control via Tags aktiviert sein . In diesem Fall sind keine weiteren Konfigurationsmöglichkeiten verfügbar. Welche Bestellungen über den Shop zulässig sind, wird dann über die zugewiesenen Tags definiert (siehe Reiter Tags). Mehr Informationen finden Sie im Abschnitt Tags verwalten.

Möchten Sie Änderungen an den Einstellungen vornehmen, aktivieren Sie die Eingabemaske mit Klick auf die Schaltfläche Edit. Anschließend können Sie den Optionsschalter aktivieren oder deaktivieren .

Bestellungen manuell konfigurieren

Sollen die Bestellungen manuell konfiguriert werden, muss der Optionsschalter Control via Tags deaktiviert sein . In diesem Fall finden Sie eine Übersicht aller verfügbaren Bestellkategorien und -artikel der Veranstaltung.

Zulässige Bestellungen
Bestellkategorien/-artikel mit einem Haken in der Spalte Permitted sind für das Team zulässig und können über den Bereich Orders > Shop eingesehen und bestellt werden.

Kostenpflichtige Bestellungen
Bestellkategorien/-artikel mit einem zusätzlichen Haken in der Spalte Recharged sind für das Team kostenpflichtig. Diese Artikel können im Bereich Orders > Shop nur gegen den dort angezeigten Preis bestellt werden.

Um die Eingabemaske zu aktivieren und die Bestellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Edit. Markieren Sie anschließend alle Artikel, die für das Team bestellt werden dürfen. Deaktivieren Sie Artikel, die entsprechend nicht zur Verfügung stehen sollen. Entscheiden Sie zusätzlich, ob die zulässigen Artikel nur kostenpflichtig bestellt werden können.

Hinweis:
Für kostenpflichtige Artikel müssen die Checkboxen beider Spalten aktiviert sein.

Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, speichern Sie die Angaben mit einem Klick auf die Schaltfläche Save.
Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf Cancel.

Anschließend können zugewiesene Benutzer:innen des Teams die zulässigen Bestellkategorien/-artikel im Bereich Orders > Shop einsehen und verwenden.

Tags verwalten

Durch die Zuweisung von Tags wird definiert, welche Inhalte den Personen des Teams in den verschiedenen Bereichen für die Arbeit in producely® zur Verfügung stehen. Mehr Informationen finden Sie im Artikel KB66106 – Event Settings – Tags .

Für die Zuordnung und Verwaltung der Tags eines Teams wechseln Sie in den Reiter Tags.

Hier finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Inhaltsberechtigungen (Tags) des Events.

Hinweis:
Welche Tags für ein Event zur Verfügung stehen, wird im Bereich Event Settings > Tags definiert.

Tags mit aktivierter Checkbox sind dem Team bereits zugeordnet.

Möchten Sie die Zuordnung der Tags bearbeiten, aktivieren Sie die Eingabemaske mit einem Klick auf die Schaltfläche Edit.
Definieren Sie anschließend, welche Tags dem Team zugeordnet sein sollen. Aktivieren oder deaktivieren Sie hierfür die Checkboxen der gewünschten Tags.

Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche Save.

Akkreditierungskontingente einrichten

Durch das Einrichten von Akkreditierungskontingenten, können Teams ihren Teammitgliedern eigenständig Berechtigungsnachweise (Credentials) zuweisen.

Wechseln Sie hierfür in den Reiter Accreditation Contingent.

Hier finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Credentials des Events sowie gegebenenfalls Informationen über bereits hinterlegte Kontingente und Zuweisungen.

Zugelassene Credentials
Darf ein Credential durch das Team eigenständig zugewiesen werden, muss die Checkbox des entsprechenden Credentials in der Spalte Authorized aktiviert sein.

Genehmigungspflichtige Credentials
Darf ein Credential durch das Team nur nach vorheriger Genehmigung zugewiesen werden, muss für das entsprechende Credential zusätzlich die Checkbox in der Spalte Approval Required aktiviert sein .

Kontingent der Credentials
Für jedes ausgewählte Credential muss zusätzlich ein Kontingent definiert sein. Im Feld Contingent ist die zulässige Anzahl an Zuweisungen des jeweiligen Credentials angegeben. Ist hier kein Kontingent definiert, kann das Credential nicht eigenständig an Teammitglieder zugewiesen werden.

Möchten Sie hier Änderungen vornehmen, aktivieren Sie die Eingabemaske mit einem Klick auf die Schaltfläche Edit. Nehmen Sie anschließend die gewünschten Einstellungen vor. Speichern Sie die Angaben mit einem Klick auf die Schaltfläche Save.

Gästeliste verwalten

Folgende Optionen stehen Ihnen für die Verwaltung einer Gästeliste zur Verfügung: