KB35101 – producely Go! Digitales Catering

In diesem Artikel wird beschrieben, wie das digitale Catering durchgeführt wird.

Hinweis:
Zur Überprüfung von ID-gebundenen Credentials und das digitale Catering werden in der Regel verschiedene Lesegeräte und die Anwendung producely® Go! eingesetzt. Jedes Gerät muss vorab in producely® angelegt und aktiviert werden.
Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Artikel KB66105 – Event Settings – Devices .

Gerät anmelden

Starten Sie die Anwendung producely® Go! auf Ihrem Gerät. Bei der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert ein Registrierungstoken einzugeben.

Geben Sie hier Ihr zugeteiltes Registrierungstoken ein und tippen Sie auf die Schaltfläche Register. Haben Sie bisher kein Token erhalten, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Durch die Eingabe eines gültigen Registrierungstoken wird das Gerät angemeldet und Sie gelangen automatisch auf die Übersichtsseite der zugeordneten Catering Locations.

Ab sofort kann das digitale Catering gestartet bzw. durchgeführt werden.

Hinweis:
Die Darstellungen in diesem Kapitel zeigen die Anwendung producely® Go! auf einem Tablet. Bei Verwendung eines Smartphones wird die Übersicht der kürzlich durchgeführten Kontrollen (Recent Checks) in einem separaten Tab dargestellt. Nach dem Wechseln in diesen Tab, können die beschriebenen Funktionen analog durchgeführt werden.

Digitales Catering starten

Wurde Ihr Gerät erfolgreich angemeldet und aktiviert, wählen Sie aus der Übersichtsseite die passende Catering Location aus.

Wichtig:
Mit der Anmeldung für eine Catering Location erhält das Gerät die Informationen über die Art und Anzahl zulässiger Mahlzeiten und Servicezeiten. Achten Sie deshalb unbedingt auf die Auswahl der richtigen Location. Bei der Auswahl einer falschen Location erhalten unter Umständen unbefugte Personen Zutritt.

Im nächsten Schritt müssen Datum und Mahlzeit ausgewählt werden, für die das digitale Catering durchgeführt werden soll. Sie werden deshalb aufgefordert Datum und Mahlzeit zu bestätigen oder entsprechend zu ändern.

Datum ändern

Möchten Sie das ausgewählte Datum ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Change hinter dem bereits ausgewählten Datum (Selected day). Es öffnet sich eine Kalendermaske.

Wählen Sie hier das Datum aus, für das die Kontrolle durchgeführt werden soll und bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf die Schaltfläche Confirm.

Mahlzeit ändern

Möchten Sie die ausgewählte Mahlzeit ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Change hinter der bereits ausgewählten Mahlzeit (Selected mealtime). Es öffnet sich eine Auswahlmaske mit den für die Location zulässigen Mahlzeiten.

Wählen Sie hier die Mahlzeit aus, für die die Kontrolle durchgeführt werden soll und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche Confirm.

Sind in der Übersicht das passende Datum und die richtige Mahlzeit ausgewählt, bestätigen Sie die Angaben mit Klick auf die Schaltfläche Confirm. Das digitale Catering bzw. die Zugangskontrolle wurde für das ausgewählte Datum und die ausgewählte Mahlzeit gestartet.

Scanmodus wählen

Wurde das digitale Catering für ein bestimmtes Datum, eine Mahlzeit und Catering Location gestartet, stehen Ihnen am unteren Bildschirmrand unterschiedliche Modi zum Scannen der Credentials zur Verfügung:

Scanner

Für die Überprüfung von Credentials mit einem geräteinternen Scanner (z.B. NFC) oder extern angeschlossenen Gerät (z.B. QR-Code-Scanner), tippen Sie auf den MenüpunktSCANNER. Der Zugriff auf NFC oder ein angeschlossenes Gerät wird aktiviert.

Plazieren Sie nun den Code oder Chip des zu überprüfenden Credentials in der Nähe des internen oder externen Scanners.

Über den Code oder Chip werden die hinterlegten Personendaten und Zutrittsberechtigungen mit den Kontingenten der aktuellen Catering Location abgeglichen. Eine Übersicht der möglichen Scanergebnisse finden Sie hier .

Gerätekamera

Für die Überprüfung von Credentials (z.B. QR-Codes) mit der Gerätekamera, tippen Sie auf den MenüpunktCAMERA. Der Zugriff auf die Gerätekamera wird aktiviert.

Plazieren Sie nun den Code des zu überprüfenden Credentials gut sichtbar vor der Kamera.

Über den Code werden die hinterlegten Personendaten und Zutrittsberechtigungen mit den Kontingenten der aktuellen Catering Location abgeglichen. Eine Übersicht der möglichen Scannergebnisse finden Sie hier .

Manuelle Eingabe

Kann ein Code oder Chip nicht oder nicht korrekt gescannt werden, gibt es zudem die Möglichkeit der manuellen Eingabe. Tippen Sie hierfür auf den MenüpunktMANUAL. Es öffnet sich eine Eingabemaske.

Geben Sie hier den abgedruckten Code (unterhalb) oder die Chipnummer (häufig auf der Rückseite) des Credentials ein. Die hinterlegten Personendaten und Zutrittsberechtigungen werden mit den Kontingenten der aktuellen Catering Location abgeglichen. Eine Übersicht der möglichen Scannergebnisse finden Sie hier .

Person für Catering einchecken

Um eine Person standardmäßig für das Catering einzuchecken, scannen Sie das zugehörige Credential.

Über das gescannte Credential werden die hinterlegten Personendaten sowie Zutritts- und Cateringberechtigungen mit den zulässigen Kontingenten des Teams und der aktuellen Catering Location abgeglichen.

Ist das gescannte Credential zulässig, wird die Person automatisch für die berechtigte Anzahl an Mahlzeiten (Amount) eingecheckt.
Zusätzlich wird die Anzahl der Mahlzeiten angezeigt, die im hinterlegten Teamkontingent anschließend noch verbleiben. In der Übersicht der kürzlich durchgeführten Kontrollen (Recent Checks) erscheint ein neuer Personeneintrag mit Zeitstempel und Anzahl der eingecheckten Mahlzeiten.

Ist die Person für das ausgewählte Datum bzw. die Uhrzeit beispielsweise nicht cateringberechtigt oder wurde bereits eingecheckt, ist der Zugang zum Catering nicht zulässig. In diesen Fällen erscheint ein rotes Hinweisfenster mit dem Grund der Ablehnung. In der Übersicht der kürzlich durchgeführten Kontrollen (Recent Checks) erscheint ein neuer Personeneintrag mit Zeitstempel.

Eine ausführliche Übersicht aller Scanergebnisse und Anzeigen finden Sie im Abschnitt Ergebnis der Zugangskontrolle .

Weitere Optionen

Für die folgenden Sonderfälle stehen Ihnen zusätzliche Optionen zur Verfügung. Klicken Sie hierfür vor dem Scannen eines Cedentials auf die Schaltfläche Options.

Es öffnet sich eine Übersicht der verfügbaren Optionen.

For someone else – Für eine andere Person einchecken

Soll eine Mahlzeit stellvertretend für eine andere Person eingecheckt bzw. abgeholt werden, wählen Sie die Option For someone else. Es öffnet sich die Eingabemaske für die Personensuche.

Geben Sie hier den Namen der Person ein, für die eine Mahlzeit stellvertretend eingecheckt werden sollen. Durch die Eingabe der Anfangsbuchstaben erscheinen passende Vorschläge in der Listenansicht.

Markieren Sie hier den gewünschten Personeneintrag in der Listenansicht.

Hinweis:
Rote Personeneinträge sind für das ausgewählte Datum bzw. die Uhrzeit nicht cateringberechtigt oder wurden bereits eingecheckt. Das stellvertretende Einchecken bzw. Abholen von Mahlzeiten ist für diese Personen daher nicht zulässig.

Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche Confirm am oberen rechten Bildschirmrand.
Ist die Person grundsätzlich für das ausgewählte Catering zulässig, werden Sie nun aufgefordert ein stellvertretendes Einchecken bzw. Abholen der Mahlzeit zu bestätigen.

Zur Bestätigung des Vorgangs muss nun das Credential der stellvertretenden Person gescannt werden oder wählen Sie die Option Without credential.
Ist das gescannte Credential zulässig, wird die vorher ausgewählte Person automatisch für die berechtigte Anzahl an Mahlzeiten (Amount) eingecheckt.
Zusätzlich wird die Anzahl der noch verbleibenden Mahlzeiten des Teamkontingents angezeigt. In der Übersicht der kürzlich durchgeführten Kontrollen (Recent Checks) erscheint ein neuer Personeneintrag mit Zeitstempel und Anzahl der eingecheckten Mahlzeiten. Außerdem wird in diesem Fall zusätzlich angezeigt, wer die Mahlzeit stellvertretend eingecheckt bzw. abgeholt hat.

Bulk-Pickup (for own team) – Sammelabholung mehrerer Mahlzeiten

Sollen mehrere Mahlzeiten des eigenen Teams von einer Person abgeholt werden, wählen Sie die Option Bulk-Pickup (for own team).

Hinweis:
In der Regel müssen Personen für eine Sammelabholung im Vorfeld vom Veranstalter explizit freigeschaltet werden.

Es öffnet sich eine Eingabemaske.

Geben Sie hier die Anzahl der Mahlzeiten ein, die von der Person abgeholt werden sollen. Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf Confirm. Anschließend werden Sie aufgefordert die Abholung der Mahlzeiten zu bestätigen.

Zur Bestätigung des Vorgangs muss nun das Credential der abholenden Person gescannt werden.
Ist das gescannte Credential für eine Sammelabholung zulässig, wird die vorher ausgewählte Anzahl an Mahlzeiten (Amount) automatisch eingecheckt.
Außerdem wird die Anzahl der noch verbleibenden Mahlzeiten des Teamkontingents angezeigt. In der Übersicht der kürzlich durchgeführten Kontrollen (Recent Checks) erscheint ein neuer Personeneintrag mit Zeitstempel und Anzahl der eingecheckten Mahlzeiten.

Without credential – Ohne Credential einchecken

Möchte eine Person sich ohne eigenes Credential für das Catering einchecken, wählen Sie die Option Without credential. Es öffnet sich die Eingabemaske für die Personensuche. Geben Sie hier den Namen der Person ein. Durch die Eingabe der Anfangsbuchstaben erscheinen passende Vorschläge in der Listenansicht.

Hinweis:
Rote Personeneinträge sind für das ausgewählte Datum bzw. die Uhrzeit nicht cateringberechtigt oder wurden bereits eingecheckt. Diese Personen können daher nicht ausgewählt und eingecheckt werden.

Markieren Sie den gewünschten Personeneintrag und klicken Sie auf Confirm am oberen rechten Bildschirmrand.
Ist die Person grundsätzlich für das ausgewählte Catering zulässig, werden Sie nun aufgefordert das Einchecken zu bestätigen.

Mit Klick auf die Schaltfläche Confirm wird der Vorgang bestätigt und die vorher ausgewählte Person wird automatisch für die berechtigte Anzahl an Mahlzeiten (Amount) eingecheckt.
Zusätzlich wird die Anzahl der noch verbleibenden Mahlzeiten des Teamkontingents angezeigt. In der Übersicht der kürzlich durchgeführten Kontrollen (Recent Checks) erscheint ein neuer Personeneintrag mit Zeitstempel und Anzahl der eingecheckten Mahlzeiten.

Catering/Mahlzeiten stornieren

Wurde eine Person fälschlicherweise eingecheckt oder muss aus anderen Gründen storniert werden, finden Sie eine Übersicht der kürzlich eingecheckten Personen auf der rechten Bildschirmseite. Klicken Sie hier hinter dem entsprechenden Personeneintrag auf das Symbol.

Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage mit den Angaben zu Person, Zeitstempel und Anzahl der bisher gebuchten Mahlzeiten.

Wichtig:
Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!

Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wirklich stornieren, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit einem Klick auf Confirm.
Der Eintrag wird aus dem System entfernt und die Anzahl gebuchter Mahlzeiten des Teamkontingents entsprechend zurückgesetzt. In der Listenübersicht der kürzlich durchgeführten Kontrollen (Recent Checks) wird der Personeneintrag entsprechend gekennzeichnet.

Personeneintrag einsehen

Möchten Sie eine bereits eingecheckte Person überprüfen bzw. den vollständigen Personeneintrag einsehen, klicken Sie auf den gewünschten Listeneintrag unter Recent Checks. Es öffnet sich ein neues Fenster mit der vollständigen Personenübersicht.

Über die Schaltfläche Delete können Sie gegebenenfalls die bereits gebuchten Mahlzeiten stornieren.

Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage mit den Angaben zu Person, Zeitstempel und Anzahl der bisher gebuchten Mahlzeiten.

Wichtig:
Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!

Zusätzliche Mahlzeiten kostenpflichtig buchen

Für manche Veranstaltungen können über das vordefinierten Teamkontingent hinaus zusätzliche Mahlzeiten kostenpflichtig gebucht werden.

Hinweis:
Ob die Option zur Verfügung steht und welche Anzahl an Mahlzeiten zusätzlich gebucht werden können, wird vom Veranstalter festgelegt. Die Buchung einer zusätzlichen Mahlzeit ist kostenpflichtig und muss mit dem Supervisor abgeklärt sowie manuell im Cateringcheck bestätigt werden.

Steht die Option zur Verfügung und ist beim Scannen eines Credentials das hinterlegte Teamkontingent bereits erschöpft, erscheint ein gelbes Hinweisfenster mit Bestätigungsaufforderung.

Wichtig:
Die Buchung der zusätzlichen Mahlzeit ist kostenpflichtig und sollte vor einer Bestätigung mit dem Supervisor abgeklärt werden.

Wenn Sie die zusätzliche, kostenpflichtige Mahlzeit buchen möchten, bestätigen Sie die Abfrage über die Schaltfläche Confirm. Die ausgewählte Person wird für die Mahlzeit eingecheckt und erscheint als neuer Personeneintrag in der Liste der kürzlich durchgeführten Kontrollen (Recent Checks).

Ergebnis der Zugangskontrolle

Beim Scannen eines Credentials im Cateringcheck werden die hinterlegten Personendaten sowie Zutritts- und Cateringberechtigungen mit den zulässigen Kontingenten des Teams und der aktuellen Catering Location abgeglichen.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der möglichen Ergebnisanzeigen und Rückmeldungen für die unterschiedlichen Checkin-Optionen.

Grün

Success

Die angegebene Anzahl von Mahlzeit wurde erfolgreich für die Person gebucht und wird ggf. vom Teamkontingent abgezogen.

Gelb

Confirmation required	Eine Person wird ohne Credential eingecheckt und muss manuell bestätigt werden. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier .
Additional meal(s) required	Das Teamkontingent ist bereits erschöpft. Eine zusätzliche, kostenpflichtige Buchung ist jedoch möglich und muss manuell bestätigt werden. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier .

Rot

Team contingent exceeded	Das Teamkontingent ist erschöpft. Es kann keine weitere Mahlzeit gebucht werden. Ein Zugang zum Catering ist nicht mehr zulässig! Gegebenenfalls kann der Supervisor für eine Erhöhung des Kontingents kontaktiert werden.
Credential has not been picked up yet	Das gescannte Credential ist noch nicht aktiviert. Ein Zugang zum Catering ist nicht zulässig! Das Credential muss in der entsprechenden Pickup Location zunächst aktiviert werden.
Team has no contingent for this mealtime and location	Für das Team der Person ist für diese Catering Location und/oder Mahlzeit kein Kontingent hinterlegt. Ein Zugang zum Catering ist nicht zulässig! Gegebenenfalls kann der Supervisor für eine Buchung kontaktiert werden.
Credential invalid	Das gescannte Credential ist nicht im System hinterlegt. Ein Zugang zum Catering ist nicht zulässig! Gegebenenfalls kann der Supervisor für weitere Schritte kontaktiert werden.
Already picked up	Die Person ist bereits im Catering eingecheckt und die zulässige Mahlzeit wurde entweder selbst oder durch eine andere Person abgeholt. Ein erneuter Zugang zum Catering ist nicht zulässig! Gegebenenfalls kann der Supervisor für eine erneute Freischaltung kontaktiert werden.
Person has no catering for this mealtime and location	Die Person hat keine Freigabe für die ausgewählte Catering Location und/oder Mahlzeit. Ein Zugang zum Catering ist nicht zulässig! Gegebenenfalls kann der Supervisor für eine Freischaltung kontaktiert werden.
No bulk-pickup allowed	Die Person ist nicht für eine Sammelabholung (Bulk-pickup) freigeschaltet. Das Abholen mehrerer Mahlzeiten eines Teams ist nicht zulässig! Gegebenenfalls kann der Supervisor für eine Freischaltung kontaktiert werden.

Updated on 26. September 2023

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